En el ámbito de la investigación clínica, los centros enfrentan numerosos desafíos en la gestión de procesos, datos y normativas. Una solución ERP-CRM como Trial 360, basada en la robusta plataforma Odoo, proporciona herramientas esenciales para abordar estos problemas y mejorar la eficiencia operativa, la trazabilidad y el cumplimiento normativo.
Principales Retos y Soluciones con Trial 360
1. Gestión Desorganizada de Estudios Clínicos
- Dolor: Uso de múltiples sistemas o herramientas manuales (Excel, documentos físicos) para gestionar estudios, lo que genera duplicación de datos, errores y desorganización.
- Solución con Trial 360 sobre Odoo: Centralización de toda la información de estudios clínicos en un solo sistema, con acceso controlado y en tiempo real.
2. Dificultades en la Gestión de Documentación Regulatoria (eReg)
Dolor: Control manual de documentos regulatorios, consentimientos informados y auditorías, con riesgo de incumplimientos normativos (GCP, FDA, EMA).
Solución con Trial 360 sobre Odoo: Módulos de gestión documental con flujos de aprobación, firma electrónica y auditoría de cambios, asegurando cumplimiento y trazabilidad.
3. Problemas en el Reclutamiento y la Gestión de Pacientes
Dolor: Dificultades en la atracción de participantes por medio de canales digitales, su reclutamiento, seguimiento de su ciclo completo (screening, enrolamiento) y su retención.
Solución con Trial 360 sobre Odoo: CRM adaptado al reclutamiento clínico, integrado con herramientas de marketing digital para campañas multicanal.
4. Gestión ineficiente de visitas, tiempos de consulta y alto riesgo en incumplimiento al log de delegación.
Dolor: Errores en gestión de visitas y sus ventanas, dificultad en reagendamientos, control de inasistencias y gestión de capacidad versus demanda. Desvíos por incumplimiento al Log de delegación y actualizaciones.
Solución con Trial 360 sobre Odoo: Automatización de agendamientos de acuerdo con el protocolo, control de tiempos por estado, Log de delegación electrónico y acceso controlado de acuerdo con el rol y responsabilidad.
5. Falta de Control Financiero y Gestión de facturación y Pagos (eFinancials)
Dolor: Complejidad en la gestión de pagos a proveedores y participantes, lo que puede generar errores y retrasos. Largos tiempos entre ejecución y facturación a Sponsors/CROs. Aumento de cartera y riesgo de flujo de caja.
Solución con Trial 360 sobre Odoo: Automatización de pagos, seguimiento de presupuestos por estudio, control de facturación y conciliación bancaria. Prefacturación y Facturación automática a sponsors/CROs por visita o procedimientos. Integración con contabilidad y gobierno integrado de finanzas.
6. Gestión ineficiente de documento fuente debido al papel (Expediente Clínico)
Dolor: Ineficiencia, retrabajo y riesgo de no captura de datos de acuerdo con protocolo.
Solución con Trial 360 sobre Odoo: eSource o documento fuente electrónico, también conocido como Expediente Clínico Electrónico para investigación, organizado por estudio, visita y procedimiento. Completamente integrado con laboratorio, imagenología y farmacia.
7. Gestión Deficiente de Inventarios y Suministros
Dolor: Falta de visibilidad en la disponibilidad de insumos clínicos (kits, muestras, reactivos) y riesgo de desabastecimiento.
Solución con Trial 360 sobre Odoo: Control de inventario en tiempo real, alertas de stock bajo y trazabilidad total de insumos utilizados por estudio.
8. Falta de Coordinación entre Equipos y Sedes
Dolor: Falta de comunicación entre coordinadores, investigadores y personal administrativo, especialmente en estudios multicéntricos.
Solución con Trial 360 sobre Odoo: Herramientas colaborativas, calendario compartido y gestión de tareas integradas.
9. Tiempos Largos de Inicio de Estudios (Study Startup)
Dolor: Retrasos en la fase de arranque por falta de coordinación y visibilidad de tareas críticas (contratos, aprobaciones IRB/EC).
Solución con Trial 360 sobre Odoo: Gestión de proyectos con hitos y tareas automatizadas para cada fase del estudio.
10. Dificultad para Generar Reportes y Métricas (KPIs de Estudios)
Dolor: Generación manual de informes de desempeño, dificultando la toma de decisiones informadas.
Solución con Trial 360 sobre Odoo: Dashboards personalizables con métricas clave como tasas de enrolamiento, desviaciones y cumplimiento de cronogramas.
11. Cumplimiento de Buenas Prácticas Clínicas (GCP)
Dolor: Riesgo de no cumplir con normativas GCP por procesos manuales, incumplimiento en envío de reportes de SAEs, AEs, etc. a entidades regulatorias.
Solución con Trial 360 sobre Odoo: Automatización de flujos documentales, control de versiones y registros electrónicos auditables. PI Oversight, registro interno para seguimiento y control de hallazgos y desviaciones. Reportes integrados y con filtros para SAEs, AEs
Beneficios Adicionales
Monitoreo Remoto y Colaboración: Herramientas para el seguimiento en tiempo real de estudios y equipos.
Automatización y Ahorro de Tiempo: Reducción de tareas manuales repetitivas, permitiendo al personal centrarse en actividades de mayor valor.
Cumplimiento Normativo Garantizado: Cumplir con estándares internacionales es más sencillo gracias a la trazabilidad y los registros auditables.
Escalabilidad y Modularidad: Odoo permite empezar con módulos básicos e ir expandiendo según necesidades.
Centralización: Todos los procesos y datos en un solo sistema.
Trazabilidad Completa: Registro detallado de cada acción.
Mejor Toma de Decisiones: Datos en tiempo real y reportes automáticos.
Ahorro de tiempo y dinero.
Retorno de Inversion.
Beneficios de tener a Odoo como base de Trial 360:
- Evitar Reinventar la Rueda:
– Odoo ya resuelve problemas estándar como gestión de inventarios, facturación, contabilidad y CRM con soluciones probadas.
– En lugar de desarrollar desde cero, se puede enfocar en personalizaciones y extensiones específicas para el negocio. - Velocidad de Implementación:
– Implementar Odoo es más rápido que desarrollar un software desde cero.
– El tiempo ahorrado se traduce directamente en menor costo de oportunidad y un go-to-market más rápido. - Reducción de Errores y Mantenimiento:
– Un ERP probado como Odoo minimiza errores comunes de desarrollo y proporciona actualizaciones continuas.
– Menos tiempo invertido en corregir errores = más foco en la innovación del negocio. - Escalabilidad y Modularidad:
– Odoo crece con el negocio: puedes empezar con módulos básicos y expandir según necesidad.
– No es necesario rediseñar todo el sistema a medida que la empresa crece. - Concentración en el Core Business:
– Al delegar la gestión operativa a Odoo, la empresa puede concentrarse en lo que realmente agrega valor. - Acceso a Mejores Prácticas:
– Odoo incorpora procesos basados en estándares de la industria, lo que permite adoptar mejores prácticas sin necesidad de reinventarlas. - Solucion Global con MultiLenguaje, MultiPais, Multimoneda y Multicompañia:
– Odoo es usado por más de 12 millones de usuarios en el mundo en diferentes idiomas, monedas y esquemas empresariales.
Los centros de investigación clínica enfrentan una serie de desafíos complejos que pueden ralentizar sus operaciones, aumentar los costos y comprometer el cumplimiento normativo. Trial 360 sobre Odoo, ofrece una solución integral que aborda cada uno de estos retos de manera eficiente. Desde la centralización de la gestión de estudios y la automatización de procesos críticos hasta la optimización de la documentación, el reclutamiento y las finanzas, Trial 360 no solo mejora el desempeño operativo, sino que también permite a los centros enfocar sus recursos en la innovación científica y la excelencia clínica.
Con herramientas avanzadas y un enfoque modular y escalable, esta solución no solo resuelve los problemas actuales, sino que también prepara a los centros para afrontar los desafíos futuros, garantizando sostenibilidad y éxito en un entorno cada vez más competitivo y regulado.
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