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Para muchos centros de investigación, o redes de centros, los métodos tradicionales como la documentación en papel y los sistemas no integrados se han convertido en cuellos de botella importantes, ralentizando los procesos y comprometiendo la precisión de los datos.
El Instituto de Investigaciones Clínicas Mar del Plata en Argentina enfrentó desafíos similares, pero transformó sus operaciones mediante la implementación de un documento fuente electrónico y un Sistema de Gestión de Ensayos Clínicos (CTMS), Míralo en video para conocer su historia:
Estas soluciones clave condujeron a una mayor eficiencia, gestión de participantes y calidad general del ensayo, a través de las soluciones de Integra IT.
Los desafíos enfrentados
El Instituto de Investigaciones Clínicas Mar del Plata lleva más de 18 años a la vanguardia de la investigación clínica, centrándose en el desarrollo de ensayos clínicos en las áreas terapéuticas: cardio metabólico, oncología y enfermedades infecciosas. Sin embargo, a medida que sus estudios se volvían más complejos, particularmente con el inicio de la pandemia de COVID-19 y la necesidad de realizar ensayos a gran escala, las limitaciones de su infraestructura existente se hicieron evidentes.
Documentación en papel: La dependencia de registros físicos creaba ineficiencias en la entrada, almacenamiento y recuperación de datos, lo que provocaba posibles errores y retrasos.
Sistemas no integrados: La falta de un sistema cohesivo para gestionar los datos de los ensayos dificultaba la coordinación entre diferentes departamentos y el mantenimiento de registros precisos de los participantes.
Barreras del idioma: La herramienta utilizada anteriormente contaba con soporte técnico a menudo brindado en un idioma diferente, las fallas en la comunicación eran frecuentes, lo que obstaculizaba la solución de problemas.
La solución: Implementar una herramienta todo en uno
- Documento fuente electrónico: Este sistema permitió la integración perfecta de los datos de los participantes, proporcionando una única fuente de verdad para todos los registros clínicos. El cambio del papel a los registros electrónicos eliminó muchos de los errores e ineficiencias encontrados anteriormente. Esta tecnología también mejoró la precisión y la puntualidad de la recopilación de datos, e integró los datos clínicos con el área administrativa logrando un mayor trabajo en equipo.
- Sistema de gestión de ensayos clínicos (CTMS): Al adoptar este sistema, el Instituto pudo optimizar la gestión de ensayos clínicos de principio a fin. Este sistema facilitó la planificación, el seguimiento y la presentación de informes de todas las actividades del ensayo, asegurando el cumplimiento de los requisitos regulatorios y mejorando la calidad general de los estudios.
- CRM – Gestión de participantes: El uso de un sistema de gestión de participantes permite gestionar las oportunidades de pacientes potenciales al igual que explorar bases de datos en búsqueda de participantes.
Los resultados: Mayor eficiencia y calidad
La implementación de estas tecnologías avanzadas tuvo un profundo impacto en las operaciones de ensayos clínicos del Instituto:
Aumento de la eficiencia operativa: Con la transición a sistemas electrónicos, el Instituto pudo reducir significativamente el tiempo dedicado a la entrada y gestión de datos. Esto permitió a los investigadores centrarse más en los ensayos reales y menos en las tareas administrativas.
Mejora de la calidad y precisión de los datos: El uso de un sistema validado, tuvo un mayor impacto ha sido la facturación de visitas y honorarios. Plataforma amigable e intuitiva, los datos se capturan con precisión en tiempo real, lo que reduce el riesgo de errores y mejora la fiabilidad de los resultados del ensayo.
Servicio al cliente
Todo el personal de Integra IT es muy amable, proactivo y siempre en busca de soluciones o alternativas, lo que ha hecho una diferencia notoria con el sistema que utilizaban anteriormente. Estas son algunas de las principales razones por las que el Instituto se decidió a construir un equipo con Integra IT, se sienten escuchados y no solo obtienen una solución de problemas, sino acciones para actuar de forma preventiva y proactiva para que los errores no ocurran.
Conclusión
La experiencia del Instituto de Investigaciones Clínicas Mar del Plata subraya la importancia de adoptar tecnologías modernas en la investigación clínica. Al implementar una solución tecnológica que integra los procesos clínicos y administrativos del centro, han reducido el tiempo dedicado a la entrada y gestión de datos, impactando positivamente la facturación de visitas y de honorarios médicos. Adicionalmente, les ha permitido contar con un soporte técnico que los escucha, entiende sus necesidades, busca soluciones y se comunica con ellos en su idioma local.
