En la ejecución de protocolos de investigación clínica, donde la precisión, el cumplimiento y los estándares éticos son pilares fundamentales, a menudo se pasa por alto la gestión eficaz de las cuentas y las finanzas del Centro. Los ensayos clínicos y los proyectos de investigación exigen una planificación, ejecución y documentación meticulosas, con un impacto importante de recursos financieros y humanos. Un marco financiero bien estructurado y administrado es esencial para garantizar la transparencia, la rendición de cuentas y el éxito general de los esfuerzos de investigación clínica.
La gestión de cuentas y finanzas desempeña un papel integral para impulsar resultados exitosos. La asignación y utilización adecuadas de los recursos financieros, el cumplimiento de los estándares regulatorios y la mitigación proactiva de riesgos contribuyen a la ejecución perfecta de los proyectos de investigación. A medida que la investigación clínica continúa evolucionando, un enfoque estratégico para la gestión de cuentas y finanzas no solo garantiza la viabilidad del proyecto sino que también defiende los estándares éticos y la credibilidad que son intrínsecos al avance del conocimiento médico.
Dolores
- Diferentes tipos de metodologías de facturación, según el contrato o el sponsors
- Necesidad de revisión historia clínica para facturar
- Inoportunidad en la radicación de facturas
- Falta de trazabilidad en los pagos realizados por los sponsors
- Problemas para identificar y facturar cargos adicionales a los definidos en la visita
- Liquidación de honorarios médicos a colaboradores
Como es la facturación de protocolos clínicos en Trial360?
1. Configuración
A. Se realiza la asignación de roles y permisos a usuarios a compras, gastos, contabilidad analítica
B. Se realiza la configuración de la cuenta analítica (centro de costo) para el protocolo de investigación, el plan analítico y se asocia el plan a la cuenta analítica
C. Al proyecto se asociar la cuenta analítica, se define si va a ser un proyecto facturable:
![Facturación Configuración](https://www.integrait.co/wp-content/uploads/2024/03/Facturacion1.png)
D. Se configuran los elementos a facturar en cada visita con el tipo de cargo que se va cobrar una vez la visita cambie al estado DIGITADO CRF:
- Fijo: siempre se va a cobrar
- Por Registro: se cobra un cargo si hay registro en el procedimiento
- Registro Basado en recuento: Si lo hice, lo cobra cuantas veces se haya hecho
![Facturación Visita de Sceening](https://www.integrait.co/wp-content/uploads/2024/03/Facturacion2.png)
Adicionalmente se puede registrar la distribución del costo, se puede ingresar un proveedor o un rol y pagar un porcentaje o un valor del costo
![Facturación Elementos de Venta](https://www.integrait.co/wp-content/uploads/2024/03/Facturacion3.png)
2. Ingresos
2.1 Anticipo
Es posible crear el anticipo que se cobra al sponsor en el módulo de ventas / pedidos / presupuestos
![Facturación Presupuestos](https://www.integrait.co/wp-content/uploads/2024/03/Facturacion4.png)
Se puede imprimir como presupuesto/pedido o factura proforma para enviar por correo al sponsor
![Facturación Presupuestos/Pedido](https://www.integrait.co/wp-content/uploads/2024/03/Facturacion5.png)
![Facturación Presupuestos/Pedido Factura](https://www.integrait.co/wp-content/uploads/2024/03/Facturacion6.png)
Y crear la factura
![Facturación Presupuestos Nuevo](https://www.integrait.co/wp-content/uploads/2024/03/Facturacion7.png)
Ese presupuesto ya se puede ver en el proyecto
![Facturación Rentabilidad](https://www.integrait.co/wp-content/uploads/2024/03/Facturacion8.png)
2.2 Facturación de visitas
Al ejecutar una visita, en el momento en que la cita cambia a estado DIGITADO CRF, los cargos de la visita se generan de forma automática para revisión:
![Facturación de Visitas](https://www.integrait.co/wp-content/uploads/2024/03/Facturacion9.png)
El coordinador puede revisar los cargos uno a uno o todos al mismo tiempo. Se puede agregar un cargo o eliminarlo. La ventana cargos tiene dos secciones: Ingresos (lo que se le va a cobrar al sponsor), Gastos (lo que se le va a cargar a terceros)
![Facturación de Visitas/Citas](https://www.integrait.co/wp-content/uploads/2024/03/Facturacion10.png)
Es posible filtrar las visitas que tienen cargos revisados y cargos por revisar.
![Facturación Citas Pendientes de Revisar](https://www.integrait.co/wp-content/uploads/2024/03/Facturacion11.png)
Los ingresos y gastos de la cita se depositan en VENTA:
![Facturación Visitas/Pedidos](https://www.integrait.co/wp-content/uploads/2024/03/Facturacion12.png)
Seleccionando un cargo se puede observar la información relacionada, e incluso un enlace para ir a la cita, desde esta vista se puede marcar como revisado
Se seleccionan las líneas y se crea orden de venta (no se pueden crear ordenes de ventas con lineas no revisadas)
![Facturación Visitas/Pedidos Orden de Venta](https://www.integrait.co/wp-content/uploads/2024/03/Facturacion13.png)
![Facturación Visitas/Pedidos Orden de Venta 2](https://www.integrait.co/wp-content/uploads/2024/03/Facturacion14.png)
Se puede imprimir factura proforma, esta tiene el numero del sujeto y el registro de actividades una a una, enviar por correo electrónico o si el sponsor autoriza, crear factura:
![Facturación Líneas de Pedido de Venta](https://www.integrait.co/wp-content/uploads/2024/03/Facturacion15.png)
Y esta factura es visible en los ingresos del proyecto.
![Facturación Factura](https://www.integrait.co/wp-content/uploads/2024/03/Facturacion16.png)
3. Gastos
3.1 Para crear los gastos de un proyecto de investigación, en la aplicación de COMPRAS van a caer los gastos asociados a la visita, es posible revisar cada línea
![Facturación Compras](https://www.integrait.co/wp-content/uploads/2024/03/Facturacion17.png)
Se seleccionan las líneas / botón acción / crear orden de compra
![Facturación Compra Orden de Compra](https://www.integrait.co/wp-content/uploads/2024/03/Facturacion18.png)
Se selecciona el proveedor al que le voy a pagar, puedo crear la orden de compra y confirmar el pedido
![Facturación Orden de Compra](https://www.integrait.co/wp-content/uploads/2024/03/Facturacion19.png)
3.2 En la aplicación de GASTOS tambien se pueden crear como gastos de caja chica, caja menor
![Facturación Gastos](https://www.integrait.co/wp-content/uploads/2024/03/Facturacion20.png)
Es posible crear gastos, asociarlos al estudio, enviar al responsable, aprobarlos y publicar asientos
![Facturación Gastos 2](https://www.integrait.co/wp-content/uploads/2024/03/Facturacion21.png)
4. Estado del proyecto - Toma de decisiones
Es posible conocer un estado general del proyecto y tomar decisiones oportunas a través de diferentes vías:
a. En actualizaciones del proyecto, muestra la rentabilidad del proyecto: Ingresos, gastos, margen
![Facturación Rentabilidad](https://www.integrait.co/wp-content/uploads/2024/03/Facturacion22.png)
b. El estado del proyecto tambien se puede ver desde el módulo de FACTURACIÓN / CONTABILIDAD, entrando a la cuenta analítica, en donde se puede ver el proyecto, el margen bruto, las facturas de cliente, facturas de proveedores, pedidos de compra.
![Facturación Cuentas Analíticas](https://www.integrait.co/wp-content/uploads/2024/03/Facturacion23.png)
Es decir desde la cuenta analítica se puede ver todo lo que se ha facturado del estudio. Es posible ver y registrar facturas pagadas, no pagadas o pagadas parcialmente.
![Facturación Cuentas Analíticas 2](https://www.integrait.co/wp-content/uploads/2024/03/Facturacion24.png)
En el margen bruto muestra las transacciones por mes.
![Facturación Compañias Farmaceuticas](https://www.integrait.co/wp-content/uploads/2024/03/Facturacion25.png)
Desde el módulo de FACTURACIÓN/CONTABILIDAD, se pueden ver las facturas a clientes:
![Facturación Contabilidad](https://www.integrait.co/wp-content/uploads/2024/03/Facturacion26.png)
Y las facturas a proveedores
![Facturación Facturas a Proveedores](https://www.integrait.co/wp-content/uploads/2024/03/Facturacion27.png)
Al reconocer el papel fundamental de la gestión financiera en la investigación clínica e invertir en recursos y experiencia dedicados, las organizaciones pueden posicionarse para el éxito, contribuir al progreso médico y, en última instancia, mejorar las vidas de los pacientes en todo el mundo.