La planificación financiera es uno de los factores más críticos para la sostenibilidad y desempeño operativo de los centros de investigación clínica. Cuando ciertas áreas clave del presupuesto se subfinancian, los retrasos, sobrecargas operativas y riesgos de calidad se vuelven inevitables.
Este análisis se basa en datos presentados durante el SCRS Ambassador Summit LATAM, celebrado el 17 de noviembre en Buenos Aires, donde se compartieron resultados preliminares de la 2025 LATAM Site Landscape Survey, un estudio realizado por SCRS (Society for Clinical Research Sites).
En este blog encontrarás qué categorías están más subfinanciadas, por qué ocurre y cómo negociar con éxito con patrocinadores y CROs para asegurar presupuestos realistas.
Las 6 categorías más subfinanciadas según el Landscape Survey 2025
Startup Costs (Costos de inicio) – 50.7% subfinanciados
Esta es la categoría más afectada y una de las más críticas para activar un estudio.
Incluye:
- Preparación documental
- Capacitación del equipo
- Configuración de sistemas
- Evaluación de factibilidad
El aumento de complejidad regulatoria en LATAM y la adopción de nuevas plataformas tecnológicas han incrementado estos costos, pero los presupuestos no se han ajustado proporcionalmente.
Screen Failure Reimbursement (Reembolso por fallas de selección) – 48%
El reclutamiento es uno de los mayores desafíos operativos. Aun así, los valores pagados por fallas de selección no reflejan la carga real, especialmente en estudios con criterios estrictos.
Esto genera pérdidas operativas significativas para los centros.
Recruitment Costs (Reclutamiento) – 45%
La competencia entre estudios y la saturación de pacientes elevan los costos de reclutar, prefiltrar, contactar y mover pacientes.
Aun así, sigue siendo uno de los rubros menos reconocidos por patrocinadores y CROs.
Overhead y costos administrativos – 44%
El survey revela que los centros absorben costos esenciales que suelen subestimarse:
- Auditorías
- Gestión administrativa
- Infraestructura
- Tecnología
- Almacenamiento
- Sistemas de calidad
- Seguridad del paciente
La subfinanciación de overhead genera márgenes insostenibles para los centros.
Training (Capacitación) – 30.7%
Cada estudio requiere numerosas horas de formación en:
- Plataformas de eSource
- ePRO/eCOA
- Dispositivos
- SOPs
La mayoría de estas horas no se incluyen en los presupuestos, pese a su impacto directo en la calidad del estudio.
Monitoring (Monitoreo) – 17.33%
Aunque es el rubro menos subfinanciado del ranking, el modelo híbrido y remoto ha aumentado la carga para los centros (organización documental, preparación de visitas, soporte digital), sin ajuste presupuestal en muchos estudios.
¿Por qué estas categorías siguen subfinanciadas?
El Landscape Survey 2025 identifica tres causas principales:
Tarifas desactualizadas
Muchos patrocinadores usan tarifas históricas que no corresponden al contexto real latinoamericano.
Mayor complejidad de los protocolos
Más procedimientos, más documentación, más plataformas… pero sin ajuste al presupuesto.
Falta de visibilidad del trabajo operativo del centro
La carga administrativa y tecnológica no siempre se percibe como un costo directo, aunque lo es.
Estrategias prácticas para negociar presupuestos con éxito
Presenta datos operativos reales
Más del 60% de los centros negocian sin métricas propias, según el survey.
Incluye en tus negociaciones:
- Tiempo de pre-screening
- Tasa histórica de screen failures
- Horas de capacitación
- Costos del personal
Los patrocinadores responden mejor cuando la solicitud se respalda con datos.
Justifica cada ítem con tareas específicas
En lugar de un monto global, desglosa:
- Actividades
- Horas
- Requerimientos del protocolo
Ejemplo en capacitación:
- 8 h de onboarding
- 3 h de entrenamiento en eSource
- 2 h para dispositivos/ePRO
Esto elimina cuestionamientos y aumenta aprobación.
Usa benchmarks externos
Citar el survey es más sólido que decir “otros centros cobran lo mismo”:
“Según el 2025 LATAM Landscape Survey, este ítem es uno de los más subfinanciados en la región.”
Eleva tu credibilidad frente al patrocinador.
Propón esquemas flexibles
Para reclutamiento y fallas de selección, considera:
- Reembolsos escalonados
- Tarifas por desempeño real
- Incrementos por criterios difíciles
Esto facilita la aprobación del presupuesto.
Usa herramientas tecnológicas para justificar tus costos
Plataformas como Trial360 permiten demostrar:
- Tiempos por actividad
- Carga del coordinador
- Interacciones con pacientes
- Trazabilidad del estudio
La evidencia digital fortalece cualquier negociación.
Conclusión: Negociar con datos es la clave para reducir la brecha de subfinanciación
El Landscape Survey 2025 evidencia que la subfinanciación sigue siendo un reto estructural en los centros de investigación de LATAM.
Sin embargo, los centros que negocian con datos, métricas y justificación detallada logran presupuestos más justos, mayor sostenibilidad y mejores relaciones con patrocinadores.
Si tu centro enfrenta desafíos de presupuesto o deseas mejorar tu proceso de negociación con patrocinadores y CROs, Integra IT puede ayudarte a fortalecer tus procesos, optimizar costos y mejorar la eficiencia operativa mediante soluciones como eSource y analítica avanzada.
